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走进中传数字档案馆
  来源:党委工作部 发表日期:2020-7-3

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在档案馆有着这样一群“可爱”“亲切”的姐姐和师傅,他们每天忙碌于进出库房为大家办理档案借阅等业务。

他们认真负责,总是挨个打电话提醒大家及时领取、回收图纸;他们耐心细致,收集、整理着每一份档案;他们和蔼可亲,有时候会和新来的年轻小伙子、小姑娘们拉拉家?!?p>随着公司信息化的发展,2019年,公司着手中传数字档案馆的建设。然而,对于平均年龄近48岁的档案馆成员来说,这无疑是个巨大的挑战。

2019年7月,刚研究生毕业的小印加入档案馆团队,为数字档案馆的建设增添了一份新生力量。

因为以前都是传统手工办理业务,缺乏数字档案馆建设的经验,一开始对于新引进的设备和系统无从下手。

接触任何新事物总需要一个过程。在半年时间里,档案馆人员改变思维,不断学习,不断挑战自己。每次供应商到现场来,大家分别把自己遇到的问题整理出来,积极探讨解决方案。供应商的项目经理笑着说,“你们是我见过推广做得最好的”。

在探讨档案条码管理方案的环节,要实现历史档案的条码管理是一个难题。如果是手工贴条码,将面临人手不够、成本高、容易脱落等问题。于是考虑采用机器打码,在网上搜索了几款产品,最后跟产品客服确认的时候,要么是不能联机,要么是无法随时变更打码位置,很难满足我们的需求。办法总比问题多,好在大家没有放弃,在多次尝试和探讨后,终于找到了一款合适的产品——手持喷码枪。

目前,部分会计档案、设备说明书、施工卡已实现扫码借阅,档案的借出和归还全程无纸化办理,效率大有提升。

“活到老,学到老”成了他们的口头禅。一遍操作不会就两遍,反复多次,便也熟练了。

在数字档案馆的建设过程中,大家分工明确,遇到难题的时候齐心协力去解决。田浩负责项目团队管理和实现施工卡扫码借阅;周勇军主要负责新设备的操作学习,提高晒图效率;熊凤君主要负责技术动态管理???;芦映渝已完成几千份设备说明书的喷码工作;温郁华负责资料点管理;李冰则主要负责底图和工装;印翠群负责整个系统的操作与应用。每一个人都有相对应的业务???,“不懂就问”是项目得以进行的关键。

各档案管理员根据自身的业务需求,对系统进行了多次改善,尽量简化流程,让操作更加便捷。而在系统推广过程中,因为改变了原有的工作模式,大家对新系统的接受程度并不高。为了让大家熟练操作,档案馆多次组织培训,有时是直接到用户办公室手把手教?!澳阋欢ㄒ堑迷谙低忱锩嫒チ烊?!”资料员每次来取图纸的时候,温姐都不忘提醒。

档案与你相伴,让我们一起见证中传数字档案馆的建设历程。

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